Thuiswerken deel 2: Hoe werk je effectief samen?

Wil je nou niet alleen (video)bellen met je (internationale) zakenpartners, dan zijn er ook genoeg gratis tools om het op afstand communiceren makkelijker te maken en elkaar up-to-date te houden over de laatste actualiteiten.

Slack: communicatiehulpmiddel waarin je verschillende chatkanalen kunt aanmaken.

+ Met een chatfunctie kun je snel afstemmen met een collega of een met je hele team

+ Gekoppeld aan Google Drive zodat je bestanden snel kunt delen

+ Al je data is veilig en versleuteld

- De premium versie kost 6,25 euro per actieve gebruiker per maand

- Je hebt een goede moderator nodig, die de juiste thema mappen creëert en de gemeenschap kan managen

- Met de gratis versie kun je geen team-videoconferenties houden of schermen delen

- De datalimiet voor de gratis versie is 5GB. In de premium versie is dit 10GB

Workplace by Facebook: digital workplace van Facebook

+ Beschikbaar op al je devices en makkelijk te gebruiken met elk e-mailadres

+ Videobellen is mogelijk

+ Je kunt bestanden delen en feedback geven via ‘vind-ik-leuks’ en opmerkingen

- De reputatie van Facebook: het wordt vooral als iets voor privégebruik gezien

- Dataveiligheid

Microsoft teams: de hub voor samenwerking in Office 365 die inhoud en hulpmiddelen integreert

+ Je kunt samenwerken met collega’s in real-time documenten

+ Communicatiefuncties zoals chat, bellen en videobellen met collega’s en externe partijen

+ Koppelingen met bijvoorbeeld OneDrive, GoogleDrive en Dropbox en aan Office 365

+ 1 TB aan opslagruimte voor bestanden

- De premium versie kost 10,50 euro per actieve gebruiker per jaar

- In de gratis versie is het niet mogelijk om te videobellen of je scherm te delen

Zoho Cliq: chatten, videobellen en bestanden delen met collega’s

+ Je kunt het makkelijk integreren met tools zoals bijvoorbeeld Dropbox en Surveymonkey

+ Het heeft SSL-versleuteling en absolute chat privacy

- De premium versie kost 3,00 euro per actieve gebruiker per maand

- Je hebt 100 GB bestandopslag per gebruiker tot je beschikking

Fleep: Houd digitale gesprekken met collega’s en verdeel taken en bestanden.

+ Je kunt taken gemakkelijk en overzichtelijk binnen een project verdelen

+ Je kunt notities, bestanden en kalenders overzichtelijk binnen je groepen delen

- De premium versie kost 5 euro per actieve gebruiker per maand

- Je kunt jouw profiel niet koppelen aan een project. Zo kan het lastig zijn om georganiseerd aan het werk te gaan als je meerdere projecten hebt

Let op!

Door quarantaines en het werk-vanuit-huis-beleid is de vraag naar video- en chatsoftware enorm toegenomen. Als reactie daarop bieden bedrijven zoals Zoom, Microsoft en Google hun software vaak gratis aan en doen ze er alles aan om te voldoen aan de groeiende vraag. Daarnaast probeert Slack de instroom van nieuwe gebruikers snel op gang te krijgen door gratis Webinars aan te bieden met live Q&A's.

Toolgebruik per land tijdens het Coronavirus

Over het algemeen worden Zoom, Microsoft teams, Slack en Google Hangouts het meeste gebruikt door internationale bedrijven. Echter zijn deze tools niet in alle landen beschikbaar en wijkt toolgebruik in China en Verenigde Arabische Emiraten daarom af van deze standaard. Zo zijn de tools zoals WeChat Work en DingTalk van Alibaba zijn het populairst in China, terwijl Botim, HiU Messenger en Voico vooral in de VAE worden gebruikt. Houd rekening met het gebruik van verschillende tools en download voorafgaand aan een meeting alvast de tool, zoals Zoom, zodat je gelijk de meeting in kunt gaan.

Hoe werk je virtueel samen?

Thuis werken brengt meer flexibiliteit met zich mee, door gebruik te maken van online tools kun je je eigen werk en dat van je collega’s een stuk efficiënter organiseren. Hieronder vind je tips waar je op moet letten bij het thuiswerken; 

Kom online samen maar houd de organisatie strak

Er zijn veel platformen waarmee je online kunt vergaderen. Let op tijdens video calls dat er andere omgangsvormen gelden dan dat je fysiek vergadert. Wijs een voorzitter aan voor je vergadering, spreek van tevoren een agenda af en probeer de grote groepsvergaderingen in te perken tot maximaal een half uur.

Werk samen aan documenten

Documenten die met Google Documenten worden gedeeld kunnen tegelijkertijd door meerdere mensen worden bewerkt, op meerdere devices. Dit is een handige manier om samen te werken aan projecten zonder dat er veel tijd verloren gaat aan het heen en weer mailen.

Communiceer duidelijk

Omdat je elkaar minder ziet, kan er onduidelijkheid en misschien ook frustratie ontstaan. Duidelijke communicatie is daarom erg belangrijk. Dit kan zo eenvoudig zijn als je agenda goed up-to-date houden zodat het helder is waar je aan werkt. Hierbij kun je ook tools gebruiken zoals Slack, Asana en Google Drive.

Welk kanaal?

Stem intern af welk kanaal voor welke communicatie wordt gebruikt. Het is belangrijk bij duidelijke communicatie dat je het juiste communicatiekanaal selecteert. Soms werkt een interne chat simpelweg beter dan een video call of een belletje.

(Internationaal) samenwerken

Digitaal werken betekent dat er geen praatjes meer plaatsvinden bij de koffiemachine of tijdens de lunch met je collega’s. Om goed samen te kunnen werken, zijnde het binnen je eigen team of op internationaal niveau, moet je investeren in de band met je collega’s. Plan daarom soms een digitaal ‘koffie moment’ in om casual bij te praten of besteed de eerste 10 minuten van een vergadering aan smalltalk. Door elkaar beter te leren kennen wordt samenwerking gemakkelijker en zullen culturele verschillen doen verminderen.

Twijfel je nou over hoe je het beste internationaal kunt samenwerken? Onze NL Business Hubs staan voor je klaar om al je vragen hierover te beantwoorden!